Kom godt fra NAV til Business Central
Der kan være meget at tage stilling til, når Dynamics NAV skal skiftes ud med Business Central. En række forhold er medbestemmende for, hvornår det er bedst at rykke til næste niveau, hvilken vej I skal vælge, og hvordan processen skal være. Vi har samlet de vigtigste punkter i en artikel, der kan hjælpe jer godt på vej.
ERP – rygraden i en moderne virksomhed
Succesfulde virksomheder på tværs af alle brancher og industrier har én ting til fælles - og det handler ikke kun om stærke produkter. Succes i dag kræver nemlig mere end et godt produkt - det kræver effektiv drift. Derfor spiller ERP-systemer en stadig større rolle for virksomheders performance og udvikling.
En af markedets stærkeste løsninger lige nu hedder Business Central online, men hvornår er det rigtige tidspunkt til at flytte sin ERP i skyen? Hvilken strategi er bedst? Og hvordan gør man?
Se video om Business Central:
7 gode grunde til at opgradere fra NAV til Business Central
Hvis jeres virksomhed lige nu er på en ældre NAV-løsning, er det måske nu, I skal overveje, hvordan I kan beskytte jeres investering ved at opgradere til Business Central online. Ved at opgradere får I ikke bare det næste nye. I får dét, der skal til for at bevare fremdriften og dynamikken i jeres virksomhed.
1. Altid den nyeste version
De seneste år er supporten til NAV gradvist blevet udfaset, og i skrivende stund opdateres NAV ikke længere. Den nyeste version af NAV bliver kun sikkerhedsopdateret, hvis det bliver nødvendigt - og det kun frem til 2028.
Cloud-udgaven af Business Central bliver derimod opdateret hver måned hele året rundt, og videreudvikles hele tiden med mere moderne teknologi og flere funktioner. Opdateringerne inkluderer nye funktioner - f.eks. understøttelse af den nye bogføringslov, fejlrettelser, sikkerhedsopdateringer og andre forbedringer – f.eks. AI/CoPilot, der kommer masser af nyt! Og med Business Central online er det Microsoft, der står for opdateringerne. For virksomhederne foregår de næsten helt automatisk. På den måde har man altid et opdateret system, og undgår de dyre opdateringsprojekter, mange kender fra tidligere.
2. Sikkerhed
Selvom den seneste version af NAV stadig vil blive sikkerhedsopdateret, hvis der er behov for det, er der ingen tvivl om, at en Business Central-løsning tilbyder langt mere sikkerhed. Især cloud-udgaven tilbyder en høj grad af sikkerhed sammenlignet med en on-premise ERP-løsning. Og det gælder også backup-rutiner og genskabelse af data – f.eks. ved ondsindede ”Ransomware-angreb". Microsoft har nemlig med Business Central investeret massivt i moderne sikkerhedsstandarder, så virksomheder med løsningen får et helt nyt niveau af databeskyttelse, der sikrer hurtig respons ved trusler og de bedste forudsætninger for at undgå sikkerhedsbrud. Dermed repræsenterer en opgradering fra NAV til Business Central et skifte imod en mere sikker forretningsdrift.
3. Problemfri integration
Business Central tilbyder brugerne problemfri integration med en række andre Microsoft-værktøjer, som f.eks. Office 365, Power Apps og Power Automate. Det betyder, at virksomheder med Business Central bliver en del af noget større og får let adgang til f.eks. at bygge egne små Apps. I dag kan man nemlig automatisere en række standardopgaver ved at bygge flows i Power Automate-løsningen og på den måde effektivisere nogle af arbejdsgangene ved rutineprægede tasteopgaver.
Med andre ord får virksomheder med Business Central forenklet datadeling og automatisering af workflows. En integreret løsning effektiviserer arbejdsgangene markant og reducerer fejl, og integrationen gælder også til mere avancerede analyseværktøjer som Power BI, hvilket skaber et fundament for mere intelligente beslutninger, baseret på opdateret information på tværs af hele virksomheden.
4. Tilpasset finansielle lovkrav
Forældede systemer understøtter ikke håndteringen af nye finansielle lovkrav. Business Central er derimod bygget til konstant at følge gældende finansielle regulativer, og med løsningen kan virksomheder hurtigt levere stærk finansiel rapportering. AI og ”machine learning” vil også styrke den finansielle administration, og samlet set bliver det lettere for virksomhederne at leve op til lovrammer som f.eks. GDPR og den nye bogføringsbekendtgørelse.
5. Lavere omkostninger
Der er mange operationelle omkostninger at spare ved at opgradere til Business Central online, herunder udgifter til lagerplads, IT-drift (outsourcing) og -administration, arbejdskraft og udstyr. Der vil også kunne spares på elementer som serverbackups, lagerstyring og serversoftwareopdateringer.
Business Central anvender en mere fleksibel abonnementsmodel, hvor licensformen er ændret fra samtidige til navngivne brugere. Det betyder, at abonnementerne er mere omkostningseffektive sammenlignet med tidligere licensmodeller, samtidig med at man får bedre kontrol over antallet af brugere, man kan tilføje pr. måned. Virksomhederne betaler pr. bruger pr. måned. Der er ingen årlige fornyelses- eller licensgebyrer. Det vil sige, at I betaler en fast, månedlig ydelse, og undgår dermed store kapitalbindinger i servere, opgraderinger, storage m.v.
6. Skalerbarhed
Business Central er bygget til at være skalerbar, og løsningen er nem at tilpasse og ændre uden at bruge en masse tid og penge. Business Central vil vokse med en virksomhed, hvis virksomheden vækster – og omvendt hvis virksomheden skal nedskalere.
Som nævnt kan man tilføje eller fjerne brugere, men derudover er det også let at installere – eller afinstallere – tillægsprodukter og tredjeparts-løsninger. En af Business Centrals helt store styrker er, at løsningen har så mange standardfunktioner, at det sjældent er nødvendigt med dyre tilpasninger, der kan gøre det vanskeligt at holde løsningen opdateret.
I stedet har man en løsning med masser af indbygget funktionalitet og mulighed for at tilføje Apps fra Microsoft AppSource, hvis man har brug for flere eller særlige funktioner.
7. Adgang 24/7
Behovet for mobilitet er kommet for at blive. Og et ERP-system, der kun er tilgængeligt fra en desktop, er ikke klar til hverken fremtidens medarbejdere eller fremtidens kunder. Med Business Central online har brugerne adgang til systemet alle steder fra. Det øger produktiviteten, da det giver medarbejderne frihed til at arbejde når og hvor som helst – fra pc, Mac, bærbar, tablet og smartphone. Det eneste de skal bruge, er en internetforbindelse.
Læs kundecase: Hvordan ViroGates er gået fra NAV i kælderen til Business Central i skyen
De vigtigste forskelle mellem NAV og Business Central Online
Begge systemer tilbyder sammenlignelig funktionalitet, men der er forskelle i udrulning, brugergrænseflade og mulighederne for integration med andre systemer:
Funktionalitet
Business Central tilbyder mere omfattende funktionalitet end NAV. Dette inkluderer avancerede rapporteringsfunktioner, som f.eks. Power BI, projektstyring og HR-funktionalitet, der ikke er tilgængelige i NAV. Og så åbner hele app-universet i Business Central online også op for branchespecifik funktionalitet i form af de mange apps, der er tilgængelige på Microsoft Appsource. Her finder man nyttige apps og tillægsløsninger til en lang række forretningsbehov. Og de er typisk nemme at installere og bruge.
Implementeringsmuligheder
Som nævt er Business Central Online cloud-baseret, mens Dynamics NAV er installeret on-premise. Det betyder, at virksomheder med Business Central kan tilgå ERP-systemet fra ethvert sted med en internetforbindelse, mens NAV kræver installation og vedligeholdelse ”onsite”. Med Business Central har brugerne altså adgang til al tilgængelig information og kan udføre opgaver, også når de er væk fra kontoret.
Brugergrænseflade
Business Central har en langt mere moderne og intuitiv brugergrænseflade end NAV. Og det kommer ikke kun brugerne til gode i form af lettere navigation mm. Det effektiviserer også arbejdsgangene markant, at brugerne nemt og hurtigt kan finde den information, de har brug for.
Derudover betyder integrationen andre Microsoft-produkter som f.eks. Office 365, Power Apps og Power Automate en lettere datadeling og automatisering af workflows.
Opdateringer
Som vi allerede har været inde på, er opdateringer et af de områder, hvor Business Central online adskiller sig markant fra NAV. Microsoft ruller automatisk nye opdateringer og funktioner ud til Business Central Online flere gange om året. Disse opdateringer inkluderer nye funktioner, fejlrettelser, sikkerhedsopdateringer og forbedringer i eksisterende funktioner.
Derfor har man med Business Central online altid et opdateret ERP-system, og slipper for dyre opgraderingsprojekter.
Regnskab og økonomi
Begge løsninger tilbyder robuste regnskabs- og økonomistyringsfunktioner. Men Business Central tager det lige et skridt videre ved også at tilbyde avancerede rapporterings- og analysefunktioner gennem integrationen med Power BI. Det gør det muligt for virksomheder at oprette tilpassede rapporter og visualisere data på nye måder og dermed få indsigt i deres økonomiske data i realtid.
Læs også: Hvordan giver BI-rapportering værdi?
Salg og indkøb
Også her tilbyder begge løsninger effektive salgs- og indkøbsstyringsfunktioner som f.eks. ordrestyring, fakturering og lagerstyring. Men som fordi Business Central har en mere brugervenlig grænseflade, er det nemmere for brugerne at administrere deres salgs- og indkøbsoperationer, hvilket letter og effektiviserer arbejdsgangene.
Lager- og forsyningskæde
Når det kommer til styring af lager- og forsyningskæde tilbyder Business Central større fleksibilitet, fordi virksomhederne kan spore og administrere deres lager og forsyningskæde hvor som helst og når som helst.
Projektstyring
Både NAV og Business Central tilbyder robuste projektstyringsfunktioner, herunder projektplanlægning, sporing og rapportering. Business Central tilbyder dog større indsigt i nøgletal, og i hvordan projekter performer i realtid, så virksomheder kan træffe mere informerede beslutninger og styre deres projekter mere effektivt.
Human Resource Management
Begge systemer tilbyder grundlæggende HR-relateret funktionalitet. Business Central rummer dog også mere avanceret funktionalitet som f.eks. performance og talent management.
Videocase: Hør om Geia Foods opgradering fra NAV til Business Central
7 pointer at have in mente, hvis du er på Dynamics NAV i dag
1. Hvis I helst bare vil blive på NAV
Det er en stakket frist at blive på NAV. Uanset hvilken version, I er på, så vil supporten dertil gradvist blive udfaset.
Det handler altså ikke så meget om, hvorvidt I skal skifte, men mere om hvornår.
2. En sikker investering
Ved at opgradere til fremtidens ERP-platform sikrer I jeres IT-investeringer - i stedet for fortsat at bruge penge på noget, der ophører. I kan investere i tillægsløsninger (Extensions eller Apps), der er udviklet til Business Central.
Hvis I fortsætter med at bruge en ældre version af NAV (og det kan I jo godt), så er det netop muligheden for at få tillægsløsninger, der ophører. Og de fleste vil ikke kunne undvære tillægsløsninger eller egne tilpasninger.
3. Udviklingen peger kun ét sted hen: Skyen
Mange af de IT-værktøjer, I anvender i dag, ligger allerede i skyen. For eksempel Office 365 og Dynamics 365 for Sales – det tidligere Dynamics CRM. I opbevarer sikkert allerede dokumenter og marketingmateriale i skyen (fx OneDrive), ligesom I kommunikerer og samarbejder på tværs med Microsoft Teams.
Når det gælder ERP, peger udviklingen den samme vej. Jeres løsning vil ende i skyen. Og det skal I være glade for:
- Når I kommer skyen hos Microsoft Azure kan systemet håndtere, hvis I en dag har brug for dobbelt så meget lagerplads eller regnekraften fra 10 servere.
- De nyeste teknologier og programmer som før var forbeholdt store virksomheder med masser af investeringsmuligheder, er nu også en mulighed for selv de mindste forretninger.
- I kan tilgå jeres data alle steder fra med internetforbindelse.
- I betaler kun for det, I bruger, og det er typisk billigere end en skræddersyet it-løsning.
- Etablerings- og vedligeholdelsesomkostningerne er lave.
- I undgår, som nævnt, bøvlet med backup og opdateringer, der kører helt automatisk.
Cloud giver flere fordele:
Fleksibilitet og skalerbarhed
Først og fremmest kan I tilgå ERP, hvor som helst og når som helst – det vil sælgerne i marken sætte pris på. I bliver også i stand til at skallere løsningen i takt med jeres udvikling.
Driftseffektivitet
Konsolideret og omkostningslav infrastruktur forbedrer jeres effektivitet og giver jer mere kontrol over ressourcerne.
Compliance og sikkerhed
Databeskyttelse, der følger jeres dataflows, sikrer hurtig respons ved trusler. I undgår sikkerhedsbrud og kan lettere leve op til lovrammer som GDPR.
4. Brug Business Central direkte i Outlook og Teams
Business Central sætter nye standarder for brugervenlighed. Den tætte integration til jeres Office 365 gør det muligt at lave tilbud, oprette ordrer og sende fakturaer, uden at skulle gå ind i ERP-systemet først.
Business Central åbner nemlig inde i Outlook, hvor disse opgaver kan udføres. Det gør arbejdslivet meget lettere, og rutinerne hurtigere.
5. Bedre rapportering med Power BI
Business Central har ”sin egen” Business Intelligence-løsning. Med Power BI kan I suge alle data ud af jeres ERP-system og visualisere dem. Med NORRIQ Power BI Accelerator kan I tilmed få en køreklar pakke, der indeholder færdige rapporter og dashboards med de mest almindelige KPIer og nøgletal, fx Budgetopfølgning med Omsætning, DB og EBITDA eller Debitor- og Kreditoroverblik. Inden for salg kan det være være et Dashboard over ordrer og sælgerperformance.
6. Brug de indbyggede automatiseringsmuligheder til at udføre standardopgaver
Med Business Central i Cloud-udgaven, har man adgang til hele Power Platformen. En af de mest spændende muligheder er Power Automate.
Med Power Automate vil man få software-robotteknologi. I dag vil I kunne automatisere en lang række standardopgaver ved at bygge ”flows”. Det arbejde, hvor medarbejdere i dag manuelt sidder og læser data i ét system (eller område), behandler data systematisk samt indtaster de behandlede data i et andet system (eller område), kan erstattes af flows bygget i Power Automate-løsningen. Det giver langt højere effektivitet, få eller ingen fejl og typisk også højere medarbejdertilfredshed. Energien og tiden kan nu bruges på problemløsning i stedet for rutineprægede tasteopgaver.
Power Platform rummer store muligheder for forbedringer, besparelser og smartere løsninger til hele forretningen.
7. Dynamics 365 er en del af jeres Microsoft-strategi
Mange virksomheder vælger allerede i dag at basere deres IT-investeringer på Microsoft-løsninger. Med Dynamics 365 bliver begrebet ”Microsoft-strategi” endnu stærkere, for i bunden af Dynamics 365 ligger den såkaldte Common Data Service-model. Det er visionen at forene alle systemerne og tillade, at data flyder frit. Ovenpå modellen befinder sig et helt økosystem af funktionaliteter, herunder Business Central.
Common Data Model:
”CDM er det delte datasprog, der bruges af forretnings- og analyseapplikationer. Den består af et sæt af standardiserede dataskemaer, der kan udvides, som udgives af Microsoft og vores partnere. Den giver konsistens i data og deres betydning på tværs af applikationer og forretningsprocesser.”
eBook: Få de 10 bud på vejen fra NAV til Business Central
Læs den før dine konkurrenter - og bliv klogere på, hvorfor vi er så vilde med skyen, og hvordan I kommer bedst derop.
Fordelene ved skiftet til Business Central er mange og krystalklare - i denne eBook gennemgår vi de 10 vigtigste.
Bør I opgradere jeres NAV? Og hvis ja, hvordan?
Det hele starter med en simpel beslutning
Business Central er bygget op omkring tre principper: Tilpas hurtigere, arbejd smartere og præstér bedre. Tre principper der tilsammen udgør den perfekte platform til vækst, øget produktivitet og effektivitet og bedre indsigt i jeres data og resultater.
En opgradering fra NAV, AX eller e-conomic til Business Central i skyen vil for de fleste være en rigtig god beslutning. Business Central er nemlig meget mere end et moderne og skalerbart ERP-system - det er en grundlæggende ny måde at tænke digitalisering af forretningsprocesser på.
Vælg den rigtige proces for jeres virksomhed
Når I først har besluttet at opgradere, er næste spørgsmål, hvilken vej I så skal vælge. Igen afhænger svaret af en række vurderinger – først og fremmest jeres behov. Microsoft har stort fokus på at levere løsninger i Cloud, og der er ingen tvivl om, at det er den vej, det går inden for ERP – lige som I kender det fra andre løsninger i skyen såsom Office 365 og Dynamics 365 Customer Engagement (CRM). For at finde den rette vej fra NAV til næste niveau kræver det et nærmere kig på, hvor kompleks jeres virksomhed er, og hvor mange tillægsløsninger I har.
Når det er analyseret, er det vigtigt, at processen tilrettelægges på den rigtige måde. Ikke mindst fordi I dermed kan få mest muligt ud af jeres nuværende licensværdi. Det handler også om, hvordan I nemmest får indarbejdet de nye teknologier, som løsningen bygger på.
Men hvad med datamigrering og tilpasninger?
I kan tænke på overgangen fra NAV til Business Central uden at tænke særligt længe på datamigrering og tilpasning i dit nuværende system. Enten overfører vi alle stamdata fra jeres gamle system til Business Central ved hjælp af prædefinerede Excel-værktøjer, så har I samtidig muligheden for at modernisere jeres kontoplan og rydde op i alle data. Alternativt konverterer vi hele løsningen inkl. alle historiske data.
Og hvad sker der med jeres nuværende tilpasninger i NAV? Business Central tilbyder allerede en bredere standard end tidligere udgaver af NAV og dækker derfor mange af tilpasningerne. De få tilpasninger, der alligevel måtte være behov for i Business Central, er nemme at tilføje ved hjælp af apps fra AppSource og udviklede udvidelser.
Har I styr på timingen?
Timingen er vigtig, og det er en ekstra overvejelse værd, hvornår det er bedst for jer at skifte. Overvej hvilke perioder, der passer bedst for virksomheden? Mange virksomheder opgraderer i begyndelsen af regnskabsåret for at starte på en frisk, når det kommer til momsangivelser og andre rapporteringer. Overvej også hvornår jeres medarbejdere er tilgængelige. En opgradering er et projekt, hvor samarbejde er afgørende for succes, og det er vores erfaring, at de bedste digitale løsninger er baseret på input fra mennesker.
Inden I sætter flueben ved opgraderingen, så kast lige et blik på jeres aktuelle forretningsprocesser. Kan endnu flere løftes via standarderne i Business Central? Kan noget gøres smartere? Få nedfældet krav og ønsker og søg rådgivning hos et ERP-hus.
Læs også: Spørg dig selv, hvornår du skal skifte fra NAV til Business Central
Book et møde og få en snak om jeres skift til Business Central
Kunne du tænke dig at få et professionelt indspark og med- og modspil, når I vurderer mulighederne og vejen fra NAV til Business Central. Hos NORRIQ har vi masser af erfaringer med skiftet - og hos os er gode råd gratis.
Book gratis møde og få et bud på en projektplan her:
Andre spændende artikler:
5 faser i succesfuld implementering af ERP-system
Brug Business Central til at administrere dit lager
Få ERP og Business Intelligence til at spille tæt sammen