6 vigtige spørgsmål når I skal vælge ERP
”Hvilken ERP-løsning skal vi vælge?” Hvis I stiller jer selv det spørgsmål, så læs med her. Vi har samlet 6 overvejelser, der hjælper jer med at træffe det rigtige valg.
Beslutningen om hvilket ERP-system en virksomhed skal vælge, er en af de beslutninger, hvor det virkelig kan betale sig at ramme rigtigt.
Heldigvis er der hjælp at hente, f.eks. kan disse 6 overvejelser være et godt sted at starte:
#1: Hvilken branche?
På tværs af alle brancher og industrier har de fleste virksomheder generelle kerneprocesser og forretningsbehov, der helt grundlæggende ligner hinanden. Kredit, debit, balance osv. Langt de fleste økonomisystemer kan imødekomme disse helt generelle behov, men bevæger vi os ud over dem, begynder kravene at variere. Funktioner der er helt essentielle for en produktionsvirksomhed, er ikke nødvendigvis vigtige for en virksomhed inden for handel og engros.
De forskellige ERP-løsninger har forskellige fordele og ulemper, og vil derfor matche bedre til nogle brancher end andre. Ved at sammenholde de mulige ERP-løsninger med de processer der kendetegner netop jeres branche, er I allerede kommet et godt stykke tættere på at træffe det rigtige valg.
#2: Hvilken implementering ønsker I?
Beslutningen om, hvordan I vil implementere jeres nye ERP-løsning, kan være simpel - eller ikke så simpel. Nogle ERP-systemer tilbydes f.eks. kun som cloud-løsninger, hvor I bare skal tilmelde jer et abonnement, og så er I i gang. Andre ERP-systemer er ældre systemer, der kun er tilgængelige ”on premises”, som virksomheden skal eje, administrere og vedligeholde.
En lille håndfuld ERP-systemer tilbyder valget mellem begge dele.
En overvejelse af virksomhedens foretrukne implementering vil altså indsnævre feltet af løsninger, der skal overvejes. Alle andre løsninger peger mod skyen, så det vil vi også anbefale, når det kommer til ERP.
#3: Et nyt økonomisystem eller et fuldt ERP-system?
Regnskabssystemer er, som navnet antyder, primært fokuseret på regnskabsfunktioner. ERP-løsninger tilbyder - ud over alle regnskabsfunktionerne - et meget bredere spektrum af delsystemer og funktionalitet som f.eks. lønsystemer, projekter, lager, varer, budgettering, fremskrivninger osv.
Hvor omfattende er visionen for løsningen? Forestiller I jer en indsats primært i økonomifunktionen, eller en større effektivisering af hele virksomheden?
#4: Antal ansatte?
En ERP-løsning tilbyder typisk brugerlicenser med forskellige adgangsniveauer, fra superbrugere med adgang til alt, til brugere med meget begrænset adgang. Nogle brugere kan udføre alle opgaver, mens andre har "skrivebeskyttet" adgang.
Når I skal vælge et nyt system, vil mængden og dybden af adgange være vigtig for at forstå omfanget og bredden af implementeringsindsatsen for det nye system.
At overveje virksomhedens størrelse er meget nyttigt, når det samlede omfang af projektet, dets varighed og kompleksitet skal besluttes.
En lille virksomhed med en enkelt lokation og et lille antal ansatte kan måske være godt tjent med en løsning, hvor alt håndteres internt.
En stor, multinational virksomhed med mange lokationer og et meget stort antal ansatte, er måske bedre tjent med en cloud-løsning
#5: En løsning der passer til et eller flere lande?
Behovene for en multinational virksomhed er større og anderledes end behovene for virksomheder, der kun opererer lokalt. Den organisatoriske struktur, reguleringerne og kravene til rapportering, valutahåndtering osv. skal imødekommes inden for den ERP-løsning, der vælges.
Opererer I på tværs af flere lande er en vis mængde funktionalitet nødvendig for, at virksomheden kan levere, og det stiller krav til løsningen.
#6: Er systemet godkendt af Erhvervsstyrelsen i forhold til overholdelse af bogføringsloven?
Regnskabsregler kan være komplekse og varierer fra land til land. Det valgte ERP-system bør selv sagt overholde de gældende love og regler i det land, hvor det skal implementeres. I en dansk kontekst er det derfor nødvendigt at overveje, om det pågældende system er godkendt af Erhvervsstyrelsen i forhold til at overholde den nye Bogføringslov.
At vælge det rigtige ERP-system må aldrig undervurderes, men ved at stille disse vigtige spørgsmål kan det blive tydeligere, hvilken løsning, der er den rigtige løsning for jer. Det er værd at bemærke, at Business Central online ikke kun overholder Bogføringsloven, men også tilbyder et væld af funktioner, der kan automatisere og strømline dine forretningsprocesser. Derfor anbefaler vi, at I tager et nærmere kig på Business Central, når I overvejer jeres næste ERP-skridt.
Andre spændende ERP-artikler:
5 faser i succesfuld implementering af ERP-system
Forbes udpeger Microsoft Dynamics 365 Business Central som bedste Cloud ERP-system