Kører budgetprocessen på skinner - eller er den kørt af sporet?
Er I klar til budgetterne for næste år? Eller er jeres budgetproces kørt af sporet? Her er 9 tegn på, I bør ændre den måde, I arbejder med budgetter på.
I langt de fleste virksomheder er det en årligt tilbagevendende begivenhed. Budgettet for den kommende periode. Og for de fleste er den en ganske ressourcekrævende øvelse. Medarbejdere fra forskellige afdelinger arbejder i hver deres versioner af Excelark, der sendes frem og tilbage. Det kan være svært at få det nødvendige overblik og foretage eventuelle justeringer. Til gengæld er det let at begå masser af manuelle fejl.
Hvis noget af dette lyder bekendt, er det måske tid til at overveje at optimere processen. Vi har samlet 9 tegn på, at I har gevinster at hente ved at effektiviserer jeres budgetproces.
- I bruger næsten udelukkende Excel
- I har ikke en central database til indtastning af data
- I støder ofte på ødelagte Excel-links
- I har begrænset sikkerhed, fordi teamet frit kan dele og redigere Excel-filer
- I har flere versioner af de samme budgetindtastningsformularer og har svært ved at håndtere, hvilken der er den endelige
- Både brugere og interessenter misser ofte deadlines
- Jeres proces leverer begrænset - hvis nogen - vejledning om mål og strategier
- Jeres inputproces tillader ikke, at der indtastes understøttende detaljer og kommentarer om konteksten
- Manglende kommunikation mellem afdelinger fører til silo-opdeling i planlægningen
Den bedste løsning på dette ”Excel-helvede” er Corporate Performance Management (CPM).
Fra Excel til CPM
Traditionelt har virksomheder, især de mindre og mellemstore, sværget til Excel som budgetteringsværktøj. Såkaldt CPM-software (Corporate Performance Management), der kan håndtere budgettering, forecasting og financial planning lettere og mere sikkert end Excel, har været forbeholdt de helt store virksomheder.
Som årene er gået, er CPM-software imidlertid blevet tilgængeligt for virksomheder i alle størrelser – og især nemt tilgængeligt for virksomheder med Microsoft Business Central som ERP-løsning.
Et eksempel på dette er CPM fra virksomheden Solver, der integreres direkte med Business Central. Solver har derudover udviklet en QuickStart-teknologi, der inkluderer adgang til skabeloner til økonomiske rapporter, planlægningsformularer og Power BI-dashboards.
Finansiel forecasting og budgettering er vigtigt for en virksomhed, fordi verden ændrer sig hele tiden. Hvis kursen skal holdes, skal virksomheden løbende korrigere den finansielle styring og have overblik over ændringer i virksomhedens cashflow, ressourcebemanding, investeringer mv.
Et farvel til fejl og forvirring
En ledelse har ofte brug for operationelle data og budgetoplysninger for at få et mere detaljeret indblik i virksomhedens performance. Disse data er normalt fordelt på forskellige systemer, og manuel konsolidering og formatering fører ofte til fejl og forsinker beslutningstagningen. Derudover kan adskilte datakilder føre til modstridende fortolkninger, afhængigt af hvilke systemer og rapporteringsværktøjer ledelsesteamet ser på. Versionerede Excel-ark, der bliver sendt frem og tilbage og løbende tilrettet, bidrager mest af alt til forvirring – godt, gammeldags ”Excel-helvede”.
En CPM-løsning er skabt til at løse de problemstillinger. Solver importerer f.eks. automatisk data fra ERP og andre datakilder til en central cloud-database. Det giver dataafstemning og "én version af sandheden".
Brugere kan få adgang til rapporter og indsende budgetter og prognoser i en og samme webportal og dermed være sikre på, de får vist de seneste og mest præcise data.
Tid til CPM?
Corporate Performance Management (CPM) software har udviklet sig fra on-premises til best-of-breed cloud-løsninger siden den spæde start i 1990'erne. Implementeringer var tidligere typisk tidskrævende og dyre, men sådan behøver det ikke længere at være.
Inspireret af års samarbejde med virksomheder om deres implementeringsbehov har Solver, som nævnt, udviklet QuickStart-teknologien, der byder på færdigbyggede datasæt, så I er i gang på få timer.
Fra dag ét kan I begynde at træffe hurtigere og bedre beslutninger med nem monitorering af jeres KPI'er, opdage tendenser i økonomiske og operationelle målinger samt optimere finansiel planlægning ved at oprette budgetter og prognoser.
Når man implementerer en CPM-løsning, kan der være udfordringer med at konfigurere integrationer, der indlæser historiske økonomiske data fra ERP-systemet. Ofte indebærer denne fase en del kommunikation mellem brugere, IT og konsulenter. Også i denne forbindelse fremstår Solver som et godt løsningsvalg, da QuickStart-teknologien forenkler processen med præbyggede integrationer, der indlæser data inden for få timer efter implementering.
Næste skridt?
Efterspørgslen på forretningskritisk software er altid til stede. I ”de gode tider” investerer virksomheder i software, der kan udvikle forretningen. I krisetider er der mere fokus på software, der kan optimere og automatisere processer eller overvåge trends i blandt andet salg. Endelig er der software, der leverer værdi uanset konjunkturer, som f.eks. ERP eller software til budgettering. Måske jeres budgetproces nu skal blive både lettere, sikrere og bedre?