Ejendomsforeningen Danmark digitaliserer sig til bedre medlemsservice

At være toneangivende kræver en stærk digital platform 

Ejendomsforeningen Danmark er en moderne brancheorganisation, der arbejder for ejendomsudlejeres interesser. Det gør den blandt andet gennem et veletableret netværk på den politiske scene i ind- og udland, samt ved at tilbyde et omfattende katalog af services, som omfatter juridisk rådgivning, kurser samt ejendomsadministratoruddannelser. Medlemmerne spænder lige fra mindre private ejendomme, over grundejerforeninger og erhvervsudlejere til ejendomsadministratorer og pensionskasser med ejendomsporteføljer.

Foreningens vision er at være den toneangivende organisation for ejendomsbranchen. For en moderne medlemsorganisation er dette i høj grad et spørgsmål om at tage digitalisering helt ind i hjertet af organisationen, og derigennem skabe intelligente processer, der bidrager til at servicere medlemmerne på den mest professionelle og værdiskabende måde. 

360° strategi

For at sikre et forretningssystem, der optimerer hele vejen rundt om processerne, har Ejendomsforeningen Danmark valgt en 360° strategi. Det betyder i praksis, at de har fået en løsning, der har Microsoft Dynamics NAV 2016 som nerve – men uden at alt er ”klemt” ned i ERP-systemet. Hvor det giver mening, har organisationen nemlig valgt at bygge platformen efter legoklods-princippet, således at visse processer håndteres uden ERP-systemet i standardapplikationer, der passer bedst til processerne og de enkelte medarbejderes behov, ansvar og opgaver. ERP-systemet klarer således overvejende økonomistyringen, mens andre, separate applikationer bruges til at håndtere medlemsservice, rapportering og dokumentstyring.

En digital platform, der favner 360° rundt om behovene

Ejendomsforeningen Danmarks samlede platform består af en Azure-baseret Microsoft Dynamics NAV 2016, Microsoft CRM online, en BI-løsning fra NORRIQ, marketing automation-løsningen ClickDimensions, Office365 og den SharePoint-baserede dokumenthåndteringsløsning WorkPoint samt antivirus. Driften står NORRIQ for.

”Platformen har taget os til det næste digitale niveau,” siger Egon Petersen. Foreningen har i løbet af to år taget rejsen fra en tidlig NAV-version til NAV 2016, Microsoft CRM online og SharePoint, og har undervejs flyttet deres platform ud i skyen. ”Værdien af at holde os på forkant med vores it-løsninger ved udelukkende at bruge standardprodukter er, at vi løbende har fået adgang til spændende nye muligheder indenfor både funktionalitet, mobilitet og cloud – og med NAV 2016 har vi desuden fået glæde af standardintegrationen til CRM,” siger regnskabschefen. CRM spiller en central rolle for en moderne medlemsorganisation, hvor succeskriteriet er at tilbyde den bedst tænkelige medlemsservice, for derigennem at opnå de bedst mulige relationer til medlemmerne.

NAV gør det nemmere at skabe værdi

”CRM-systemet er en af hjørnestenene i vores digitale platform. Det er CRM-systemet, der ejer vores data om kunder, salg af kurser og rådgivning, kommunikation m.v. Da vi hørte, at NAV 2016 – ud over interessante ny funktionalitet – også gør det nemmere at integrere NAV og Microsoft CRM, stod det klart for os, at det var 2016- vejen, vi skulle gå,” siger Egon Petersen.

Styrker relationen til medlemmerne

CRM-delen af foreningens digitale platform har givet muligheden for at effektivisere og optimere marketingprocesserne, og for at skabe et endnu bedre overblik over forretningen. Dette skal, ifølge regnskabschefen, være med til at styrke relationen til foreningens medlemmer, og hjælper med at identificere mersalgsmuligheder og målrette kommunikationen. ”Med CRM kan vi f.eks. nemt se hvilke medlemmer, der har købt hvilke kursus- og rådgivningsservices, hvad der kommunikeres til hvem, hvem der er emailet til – og meget andet.”

Starten på en længere BI-rejse

Ud over en stærk forankring i CRM, har Ejendomsforeningen Danmark brug for effektive rapporteringsprocesser i forbindelse med udarbejdelse og præsentation af kvartals- og årsregnskaberne til bestyrelsen.

Med NORRIQ BI er ledelsesrapporteringen blevet effektiviseret gennem en dramatisk reduktion af data-overførselstiden mellem NAV til Excel. ”I vores tidligere IT set-up tog dataoverførslen til Excel fire stive timer. Med NORRIQ BI tager det kun 2 minutter. Den mærkbare effektivisering har helt klart skabt ressourcebesparelser,” fastslår Egon Petersen.

Styrker samarbejdet med Office365 og WorkPoint

Kontoropgaver, kommunikation og adgang til regneark klarer foreningen med en Office365. ”Office365 indeholder alle de professionelle værktøjer, som en moderne medlemsorganisation behøver. Det er selvfølgelig interessant, at vi kan arbejde når og hvor som helst med Word, Excel og Outlook, blot der er en internetforbindelse,” siger Egon Petersen. Og med det separate, SharePoint-baserede dokumentstyringsværktøj WorkPoint, er det muligt for medarbejderne at gemme og genfinde dokumenter direkte fra Office365-programmerne. ”Det sparer tid og styrker samarbejdet,” siger Egon Petersen. ”Men WorkPoint byder på mere end klassisk dokumentstyring. Derfor ser vi også på mulighederne for at udnytte dette værktøj endnu bedre.”

Driften er lagt i gode hænder

At drive en digital platform med mange komponenter og høj kompleksitet kræver særlige kompetencer. De kompetencer har Ejendomsforeningen Danmark ikke, og har heller ikke ambitioner om at have det. Derfor har Ejendomsforeningen Danmark valgt at overlade driften til NORRIQ: ”NORRIQ er den samarbejdspartner, der aktuelt passer bedst til vores behov i forhold til at opsætte og vedligeholde IT-infrastrukturen, der driver vores digitale platform. Jeg ser det som en klar fordel at have vores systemer og driften af dem ét sted. Så skal vi kun ringe ét sted – uanset hvad det drejer sig om.

”Vi er kommet digitalt på forkant, og er nu klar til at udnytte de nye muligheder for at servicere vores medlemmer bedst muligt”, slutter regnskabschef Egon Petersen.