Digitale værktøjer gør driften langt mere effektiv

På to år tror jeg, vi har flyttet os 20 år

”Det var nok lidt af en 1987-løsning, vi havde," siger administrerende direktør Leon Sloth Skovbo og viser et eksemplar af virksomhedens nærmest legendariske blå seddel frem. I årtier var sedlen krumtappen i AVISTA OIL Danmarks indsamling af spildolie over hele landet. For et halvt år siden blev den afløst af en gennemgribende digitalisering af virksomhedens processer på basis af Microsoft Field Service med integration til Dynamics NAV og Power BI. Det blev begyndelsen til en ny hverdag for nærmest alle i virksomheden.

Med økonomichef Martin Jack Mattisons ord: ”På to år tror jeg, vi har flyttet os 20 år…”

Den blå seddel gjorde det sådan set meget godt. Her blev alle data om olieafhentningsordren noteret med gennemslag, så kunden kunne få en kopi. Men hvis blot én seddel lod vente på sig eller blev væk i en tankbil, kunne månedsregnskabet ikke opgøres.

”Det var et kæmpe problem!” siger logistik- og personaleansvarlig Claus Cebulla, der har ansvaret for de i øjeblikket cirka 11.000 årlige afhentninger af olie hos automekanikere, genbrugsstationer, landbrug, erhvervsvirksomheder med mere.

Langt større udnyttelse af vores biler nu

Claus Cebullas hverdag på AVISTA OIL Danmark er blevet noget anderledes efter implementeringen af Field Service løsningen sidst i 2019.

Vi møder ham og hans kollega ved de store computerskærme, hvor de har overblik over hele aktiviteten: Hvilke chauffører der er på arbejde, hvor bilerne er i landet, hvad der planlagt af afhentninger og hvornår.

En af de store fordele er, at systemet gør det særdeles nemt at planlægge og genplanlægge, og så snart der sker ændringer fra centralt hold, kan de ses ude i de 16 biler, hvor chaufførerne er udstyret med iPad og systemet på en app.

”Hvis en kunde ringer fra Aalborg, og jeg kan se, jeg har en vogn i området, og den har tid og plads til det, dirigerer jeg bilen hen til kunden. Det betyder, at vi inden for måske en time kan have afhentet spildolien,” siger Claus Cebulla.

Den nye og meget mere strukturerede måde at arbejde på betyder højere kundeservice – og samtidig en langt bedre ressourceudnyttelse.  

”Det er blevet en meget bedre arbejdsdag både her på kontoret og for chaufførerne,” siger Claus Cebulla.

”Vi får langt større udnyttelse af vores biler nu. Det er svært at sige præcis hvor meget, vi har vundet. Men jeg kan fortælle, at vi havde en periode med noget sygdom blandt chaufførerne, og alligevel slog vi rekord med vores indsamlingstal.”

”Vi har fået overskud af kapacitet. Det betyder, at vi ikke betaler så meget overtid, som vi har gjort. Der er mindre arbejdstid ved at hente olien i dag,” konkluderer Claus Cebulla.

Nem tidsregistrering og lynhurtig fakturering

Tidsregistreringen er også fuldstændig forandret:

”Chaufførerne taster deres timer ind i app’en, og de bliver registreret i løsningen. Hver eneste mandag laver jeg timeregnskabet for sidste uge, og her sparer jeg selv 7-8 timer pr. uge,” siger Claus Cebulla

Og så er der lige tiden, der går fra olien er hentet, til fakturaen er klar:

”Nogle ordrer bliver ringet ind for eksempel ved 10-tiden. Har vi en bil i området, kan den servicere kunden måske en time efter - og da vi registrerer det via Field Service systemet, kan fakturaen blive sendt ud samme dag. Super smart!”

Chaufførerne er MEGET glade for løsningen

Vi går ud på pladsen foran kontoret på Kalundborg Havn, hvor chauffør Bo Jørgensen holder klar med sin lastbil.

iPad’en, der er monteret side om side med kaffemaskinen i det velindrettede førerhus, spiller nu en væsentlig rolle i hans hverdag, for ALT, hvad han skal bruge, findes her: Listen over afhentninger, navigation helt hen til den enkelte olietank, et billede af tanken, så man kan se, hvor lastbilen skal holde, rapporten til kunden og muligheden for at færdiggøre besøget 100 procent med faktureringsgrundlag og kundens underskrift.

”Det er blevet MEGET nemmere,” siger Bo Jørgensen, inden han kører ud på dagens første afhentning.

”Før i tiden modtog vi ordrer fra kundeservice, som blev planlagt ud på bilerne og sendt på mail klokken 16, hvorefter det var svært at lave noget om. Nu kan jeg ændre på et minut. Jeg kan tilføje og fjerne en ordre, og chaufføren er online på sin tablet og kan se det med det samme,” siger Claus Cebulla.

Chaufføren skal ikke længere bruge tid på skrivearbejde:

”Systemet genererer selv en rapport til miljøstyrelsen, som dokumenterer, at virksomheden har bortskaffet olien, og at vi har hentet den. Det er sat op til den enkelte virksomhed med det rette interval, og der skal kun sættes et flueben, så klarer systemet resten,” siger Claus Cebulla.

NORRIQ er gode til at udfordre os

”Samarbejdet med NORRIQ har fungeret rigtig godt,” siger Leon Sloth Skovbo.

”Vores hidtidige fabrik nedbrændte midt i forløbet, og det medførte en hel del udskiftninger og noget uro i projektet fra vores side. Der har NORRIQ været gode til at holde næsen i plovfuren, som man siger herude i Vestsjælland. Altså sørge for at holde fokus, at tingene blev drevet fremad - og holde overblikket.”

”NORRIQ er specielt gode til at komme med idéer til løsninger og fortælle om forskellige alternativer. Det har været rigtig givtigt for os. Vi vil rigtig gerne udfordres, udvikle os og blive bedre til det, vi laver.”

”Hvis vi kan klare en større mængde arbejde ved at få en digital understøttelse af vores processer, så er det helt klart den vej, vi skal,” siger Leon Sloth Skovbo.

AVISTA OIL Danmark går den ekstra mil med IoT

Implementeringen af Microsoft Field Service har givet mulighed for at benytte Internet of Things teknologien, som løsningen er forberedt for.

IoT kan nemlig gøre afhentningen af spildolien endnu mere effektiv og tilmed spare brændstof i bilerne og give den gode kundeservice lige en tand til:

”Vi monterer IoT trackere i kundernes olietanke, så vi kan følge tankstanden online. Dermed har vi mulighed for at sidde hjemme i vores kontor og tjekke beholdningen i tanken. Det vil sige, at vi kan afhente olien, når tanken er næsten 100 procent fuld. Systemet kan også sættes op, så det genererer en afhentningsordre ved en bestemt tankstand,” fortæller Claus Cebulla.

”Totalt set betyder det, at vi kører så få gange ud og besøger kunden som muligt: Sparede kilometer, sparede omkostninger, sparet tid. Og samtidig yder vi kunden en høj grad af service.”

Power BI: Revolution af rapporteringen

Den digitale transformation hos AVISTA OIL Danmark har også vendt op og ned på rapporteringen:

”Vi har opnået et meget mere nuanceret billede af vores forretningsaktiviteter og et meget stærkere billede af, hvor vi skal sætte ind. Det er blevet væsentligt nemmere for os at håndtere miljørapporterne til myndighederne og rapporteringen til moderselskabet er blevet lettere, ” siger økonomichef Martin Jack Mattison og konkluderer:

”Vi kan opdele selskabets aktiviteter i yderligere dimensioner og er gået fra at have en samlet resultatopgørelse til at differentiere det ud på vores forskellige forretningsaktiviteter. Det har givet os dybere indsigt i vores aktiviteter, og som ledelse har vi fået et væsentligt bedre grundlag for at beslutte, hvordan vi skal styre virksomheden.”