Kom nemt fra NAV til Business Central
Der kan være meget at tage stilling til, når Dynamics NAV skal skiftes ud med Microsoft Dynamics 365 Business Central. En række forhold er medbestemmende for, hvornår det er bedste at rykke til næste niveau, hvilken vej I skal vælge, og hvordan processen skal være. Her får du en lang guide, der kan hjælpe dig godt på vej.
Indledning
Succesfulde virksomheder på tværs af alle brancher og industrier har én ting til fælles - og det handler ikke kun om stærke produkter. Succes i dag kræver nemlig mere end et godt produkt - det kræver effektiv drift. Derfor spiller ERP-systemer en stadig større rolle for virksomheders performance og udvikling.
Microsoft har cementeret deres lederskab inden for forretningsløsninger til danske virksomheder ved at lancere Dynamics 365. Dynamics 365 er en forretningsplatform, der nedbryder de traditionelle siloer mellem ERP-løsningen (Enterprise Ressource Planning) og CRM-løsningen (Customer Relationship Management).
Microsoft Dynamics NAV skifter altså navn til Dynamics 365 Business Central, men den er baseret på den samme kode, og indeholder samme funktionalitet som Microsoft Dynamics NAV 2018 - plus et par mindre nyheder i tråd med Microsofts traditionelle årlige løft. Det nye er, at du nu kan få løsningen både som en ren cloud-version, hvor der tilkobles apps, og i en udgave der bliver hostet på egen server med tilpasninger – ligesom i dag, hvor der også kan tilkobles apps i form af extensions.
Tidspunktet for skiftet til Business Central afhænger blandt andet af den løsning, I har i dag. Supporten til Dynamics NAV ophører fem år efter release af systemet. Det betyder, at Microsoft’s support til f.eks. Dynamics NAV 2016 ophører i 2021. Men der er også andre parametre i spil: Ønsker I at fortsætte med det, I har - og investere mere i en løsning, der reelt er sat udløbsdato på? Og ser I nogle muligheder i Dynamics 365 og Business Central, som kan være med til at transformere jeres virksomhed digitalt og give jer et forretningsmæssigt forspring?
Se vores video om Business Central:
7 gode grunde til at opgradere fra NAV til Business Central
Lige nu ser vi rigtig mange virksomheder, der prioriterer en opgradering til en nyere Microsoft Dynamics NAV version. Det gør de for at sikre, at deres processer og data spiller endnu bedre sammen med forretningsmålene gennem adgang til bredere, dybere og endnu mere brugervenlig funktionalitet. Hvis din virksomhed har en ældre løsning, er det måske nu, du skal overveje hvordan du kan beskytte din investering ved at opgradere din Microsoft Dynamics NAV. Ved at opgradere NAV får du ikke bare det næste nye. Du får dét, der skal til for at bevare fremdriften og dynamikken i din virksomhed.
1. Ingen support
De seneste år er supporten til NAV gradvist blevet udfaset, og i skrivende stund opdateres NAV ikke længere. Den nyeste version af NAV bliver kun sikkerhedsopdateret, hvis det bliver nødvendigt - og det kun frem til 2028.
Cloud-udgaven af Business Central bliver derimod opdateret hver måned hele året rundt, og videreudvikles hele tiden med mere moderne teknologi og flere funktioner. Opdateringerne inkluderer nye funktioner - f.eks. understøttelse af den nye bogføringslov, fejlrettelser, sikkerhedsopdateringer og andre forbedringer – f.eks. AI/CoPilot, der kommer masser af nyt! Og med Business Central online er det Microsoft, der står for opdateringerne. For virksomhederne foregår de næsten helt automatisk. På den måde har man altid et opdateret system, og undgår de dyre opdateringsprojekter, mange kender fra tidligere.
2. Sikkerhed
Selvom den seneste version af NAV stadig vil blive sikkerhedsopdateret, hvis der er behov for det, er der ingen tvivl om, at en Business Central-løsning tilbyder langt mere sikkerhed. Især cloud-udgaven tilbyder en høj grad af sikkerhed sammenlignet med en on-premise ERP-løsning. Og det gælder også backup-rutiner og genskabelse af data – f.eks. ved ondsindede ”Ransomware-angreb". Microsoft har nemlig med Business Central investeret massivt i moderne sikkerhedsstandarder, så virksomheder med løsningen får et helt nyt niveau af databeskyttelse, der sikrer hurtig respons ved trusler og de bedste forudsætninger for at undgå sikkerhedsbrud. Dermed repræsenterer en opgradering fra NAV til Business Central et skifte imod en mere sikker forretningsdrift.
3. Problemfri integration
Business Central tilbyder brugerne problemfri integration med en række andre Microsoft-værktøjer, som f.eks. Office 365, Power Apps og Power Automate. Det betyder, at virksomheder med Business Central bliver en del af noget større og får let adgang til f.eks. at bygge egne små Apps. I dag kan man nemlig automatisere en række standardopgaver ved at bygge flows i Power Automate-løsningen og på den måde effektivisere nogle af arbejdsgangene ved rutineprægede tasteopgaver.
Med andre ord får virksomheder med Business Central forenklet datadeling og automatisering af workflows. En integreret løsning effektiviserer arbejdsgangene markant og reducerer fejl, og integrationen gælder også til mere avancerede analyseværktøjer som Power BI, hvilket skaber et fundament for mere intelligente beslutninger, baseret på opdateret information på tværs af hele virksomheden.
4. Tilpasset finansielle regulativer
Forældede systemer understøtter ikke håndteringen af nye finansielle lovkrav. Business Central er derimod bygget til konstant at følge gældende finansielle regulativer, og med løsningen kan virksomheder hurtigt levere stærk finansiel rapportering. AI og ”machine learning” vil også styrke den finansielle administration, og samlet set bliver det lettere for virksomhederne at leve op til lovrammer som f.eks. GDPR og den nye bogføringsbekendtgørelse.
5. Lavere omkostninger
Der er mange operationelle omkostninger at spare ved at opgradere til Business Central online, herunder udgifter til lagerplads, IT-drift (outsourcing) og -administration, arbejdskraft og udstyr. Der vil også kunne spares på elementer som serverbackups, lagerstyring og serversoftwareopdateringer.
Business Central anvender en mere fleksibel abonnementsmodel, hvor licensformen er ændret fra samtidige til navngivne brugere. Det betyder, at abonnementerne er mere omkostningseffektive sammenlignet med tidligere licensmodeller, samtidig med at man får bedre kontrol over antallet af brugere, man kan tilføje pr. måned. Virksomhederne betaler pr. bruger pr. måned. Der er ingen årlige fornyelses- eller licensgebyrer. Det vil sige, at I betaler en fast, månedlig ydelse, og undgår dermed store kapitalbindinger i servere, opgraderinger, storage m.v.
6. Skalerbarhed
Business Central er bygget til at være skalerbar, og løsningen er nem at tilpasse og ændre uden at bruge en masse tid og penge. Business Central vil vokse med en virksomhed, hvis virksomheden vækster – og omvendt hvis virksomheden skal nedskalere.
Som nævnt kan man tilføje eller fjerne brugere, men derudover er det også let at installere – eller afinstallere – tillægsprodukter og tredjeparts-løsninger. En af Business Centrals helt store styrker er, at løsningen har så mange standardfunktioner, at det sjældent er nødvendigt med dyre tilpasninger, der kan gøre det vanskeligt at holde løsningen opdateret.
I stedet har man en løsning med masser af indbygget funktionalitet og mulighed for at tilføje Apps fra Microsoft AppSource, hvis man har brug for flere eller særlige funktioner.
7. Adgang 24/7
Behovet for mobilitet er kommet for at blive. Og et ERP-system, der kun er tilgængeligt fra en desktop, er ikke klar til hverken fremtidens medarbejdere eller fremtidens kunder. Med Business Central online har brugerne adgang til systemet alle steder fra. Det øger produktiviteten, da det giver medarbejderne frihed til at arbejde når og hvor som helst – fra pc, Mac, bærbar, tablet og smartphone. Det eneste de skal bruge, er en internetforbindelse.
Opsummeret er cloud-udgaven af Business Central en stærk ERP-løsning til både mindre, mellemstore og større virksomheder – også internationale koncerner. Skyen er fremtiden, og fordelene er i den grad til at få øje på. Business Central tager over, hvor NAV slipper, og tilbyder en ERP-løsning, der er hurtigere, skalerbar, mere intuitivt og billigere i drift. En perfekt platform til vækst, øget produktivitet og effektivitet - og med bedre indsigt i data og resultater.
En opgradering fra NAV, AX eller e-conomic til Business Central i skyen vil for de fleste være en rigtig god beslutning. Der er ingen svartidsproblemer, I kan implementere stærke integrationer til og fra Business Central, installationen er let og løsningen bliver opgraderet hver måned af Microsoft. Og så er det let at installere nyeste udgaver af tillægsprodukter og tredjeparts-løsninger.
Læs kundecase: Hvordan ViroGates er gået fra NAV i kælderen til Business Central i skyen
De vigtigste forskelle mellem NAV og Business Central Online
Begge systemer tilbyder sammenlignelig funktionalitet, men der er forskelle i udrulning, brugergrænseflade og mulighederne for integration med andre systemer:
Funktionalitet
Business Central tilbyder mere omfattende funktionalitet end NAV. Dette inkluderer avancerede rapporteringsfunktioner, som f.eks. Power BI, projektstyring og HR-funktionalitet, der ikke er tilgængelige i NAV. Og så åbner hele app-universet i Business Central online også op for branchespecifik funktionalitet i form af de mange apps, der er tilgængelige på Microsoft Appsource. Her finder man nyttige apps og tillægsløsninger til en lang række forretningsbehov. Og de er typisk nemme at installere og bruge.
Implementeringsmuligheder
Business Central Online er cloud-baseret, mens Dynamics NAV er installeret on-premise. Det betyder, at virksomheder med Business Central kan tilgå ERP-systemet fra ethvert sted med en internetforbindelse, mens NAV kræver installation og vedligeholdelse ”onsite”. Med Business Central har brugerne altså adgang til al tilgængelig information og kan udføre opgaver, også når de er væk fra kontoret.
Brugergrænseflade
Business Central har en langt mere moderne og intuitiv brugergrænseflade end NAV. Og det kommer ikke kun brugerne til gode i form af lettere navigation mm. Det effektiviserer også arbejdsgangene markant, at brugerne nemt og hurtigt kan finde den information, de har brug for.
Integration med andre systemer: Business Central er allerede integreret med andre Microsoft-produkter som f.eks. Office 365, Power Apps og Power Automate for at forenkle datadeling og automatisering af workflows.
Licenser og pris
Business Central tilbyder en mere omkostningseffektiv licensmodel end NAV, hvilket gør den relevant for virksomheder i alle størrelser. Prismodellen er baseret på antallet af brugere og den funktionalitet, de har brug for. På den måde kan virksomheder lettere få adgang til en løsning, der matcher deres behov. Derudover eliminerer en cloudbaseret løsning i sig selv også behovet for on-premise installationer og de tilhørende omkostninger til en IT-infrastruktur.
Opdateringer
Microsoft ruller automatisk nye opdateringer og funktioner ud til Business Central Online flere gange om året. Disse opdateringer inkluderer nye funktioner, fejlrettelser, sikkerhedsopdateringer og forbedringer i eksisterende funktioner. Fordi Business Central Online er en cloud-baseret løsning, behøver virksomhederne ikke gøre noget for at få opdateringerne - de foregår automatisk. Man har derfor altid et opdateret ERP-system, og slipper for dyre opgraderingsprojekter.
Regnskab og økonomi
Begge løsninger tilbyder robuste regnskabs- og økonomistyringsfunktioner. Men Business Central tager det lige et skridt videre ved også at tilbyde avancerede rapporterings- og analysefunktioner gennem integrationen med Power BI. Det gør det muligt for virksomheder at oprette tilpassede rapporter og visualisere data på nye måder og dermed få indsigt i deres økonomiske data i realtid.
Læs også: Hvordan giver BI-rapportering værdi?
Salg og indkøb
Begge løsninger tilbyder effektive salgs- og indkøbsstyringsfunktioner som f.eks. ordrestyring, fakturering og lagerstyring. Men som vi allerede har været inde på, har Business Central en mere brugervenlig grænseflade, der gør det nemmere for brugerne at administrere deres salgs- og indkøbsoperationer, hvilket letter og effektiviserer arbejdsgangene.
Lager- og forsyningskæde
Begge løsninger har stærk funktionalitet, når det kommer til styring af lager- og forsyningskæde. Men Business Central tilbyder i sidste ende større fleksibilitet, fordi virksomhederne kan spore og administrere deres lager og forsyningskæde hvor som helst og når som helst.
Projektstyring
Begge systemer tilbyder robuste projektstyringsfunktioner, herunder projektplanlægning, sporing og rapportering. Business Central tilbyder dog større indsigt i nøgletal, og i hvordan projekter performer i realtid, så virksomheder kan træffe mere informerede beslutninger og styre deres projekter mere effektivt.
Human Resource Management
Begge systemer tilbyder grundlæggende HR-relateret funktionalitet. Business Central rummer dog også mere avanceret funktionalitet som f.eks. performance og talent management.
Videocase: Hør om Geia Foods opgradering fra NAV til Business Central
10 pointer at have in mente, hvis du er på Dynamics NAV i dag
1. Hvis du helst bare vil blive på NAV
Det er en stakket frist at blive på NAV. Uanset hvilken version, du er på, så vil supporten dertil stoppe. Måske er den allerede stoppet.
Det handler altså ikke om, hvorvidt du skal skifte til BC, men om hvornår, du skal gøre det. Du skal kort sagt lave en plan for din ERP-opgradering. Start med det.
2. En sikker investering
Ved at opgradere til fremtidens ERP-platform sikrer du dine IT-investeringer - i stedet for fortsat at bruge penge på noget, der ophører. Du kan investere i tillægsløsninger (Extensions eller Apps), der er lavet til Business Central.
Hvis du fortsætter med at bruge en u-supporteret version af NAV (og det kan du jo godt), så er det netop muligheden for at få tillægsløsninger, der ophører. Og du kan helt sikkert ikke undvære tillægsløsninger eller egne tilpasninger.
3. Udviklingen peger kun ét sted hen: Skyen
Mange af de IT-værktøjer, I anvender i dag, ligger allerede i skyen. For eksempel Office 365 og Dynamics 365 for Sales – det tidligere Dynamics CRM. I opbevarer sikkert allerede dokumenter og marketingmateriale i skyen (fx OneDrive) ligesom I kommunikerer og samarbejder på tværs med Microsoft Teams.
Når det gælder ERP, peger udviklingen den samme vej. Jeres løsning vil ende i skyen. Og det skal I være glade for:
- Når I kommer skyen hos Microsoft Azure kan systemet håndtere, hvis du en dag har brug for dobbelt så meget lagerplads eller regnekraften fra 10 servere.
- De nyeste teknologier og programmer som før var forbeholdt store virksomheder med masser af investeringsmuligheder, er nu også en mulighed for selv de mindste forretninger.
- Du kan tilgå dine data uanset, hvor du befinder dig og uanset, om det er på din PC, mobil eller din tablet.
- Du betaler kun for det, du bruger, og det er typisk billigere end en skræddersyet it-løsning.
- Etablerings- og vedligeholdelsesomkostningerne er lave.
- Og du undgår, som nævnt, bøvlet med backup og opdateringer, der kører helt automatisk.
Cloud giver flere fordele:
Fleksibilitet og skalerbarhed
Først og fremmest kan I tilgå ERP, hvor som helst og når som helst – det vil sælgerne i marken sætte pris på. I bliver også i stand til både at implementere og nedlægge virtuelle maskiner hurtigt, når behovet opstår i takt med jeres udvikling.
Driftseffektivitet
Konsolideret og omkostningslav infrastruktur forbedrer jeres effektivitet og giver jer mere kontrol over ressourcerne.
Compliance og sikkerhed
Databeskyttelse, der følger dine dataflows, sikrer hurtig respons ved trusler. Du undgår sikkerhedsbrud og kan lettere leve op til lovrammer som GDPR.
4. Business Central er gearet til skyen
Når I er kommet over på Business Central i skyen, så er I kommet en såkaldt Cloud SaaS-licens. Det vil sige, at løsningen leveres online, at I betaler licens pr. bruger pr. måned, og at opgraderinger til nyeste version sker løbende.
Når jeres løsning ligger sikkert og trygt hos Microsoft i skyen, så sørger de for at opdatere servere og databaser – og det er inkluderet i cloud-licensprisen.
5. Slut med store opgraderingsprojekter
Det er en klar fordel, at I med Business Central ikke længere skal bruge tid på dyre og langtrukne opgraderingsprojekter, hvor jeres tilretninger også skal flyttes. I BC laver man nemlig Extensions; udvidelser uden for selve systemet. Og jeres Extensions kan automatisk flyttes med til nye versioner af Business Central.
6. Licensformen ændres fra samtidige til navngivne brugere
I Business Central får I ”navngivne” brugere. De ”samtidige” brugere, som I kender fra NAV (On Premises) konverteres til navngivne brugere i forholdet 1 til 3. Ja, I får altså 3 navngivne brugere i BC for hver samtidig bruger i NAV.
7. Brug Business Central inde i Outlook og Teams
Business Central sætter nye standarder for brugervenlighed. Den tætte integration til jeres Office 365 gør det muligt at lave tilbud, oprette ordrer og sende fakturaer, uden at skulle gå ind i ERP-systemet først.
Business Central åbner nemlig inde i Outlook, hvor disse opgaver kan udføres. Det gør arbejdslivet meget lettere, og rutinerne hurtigere.
8. Bedre rapportering med Power BI
Business Central har ”sin egen” Business Intelligence-løsning. Med Power BI kan I suge alle data ud af jeres ERP-system og visualisere dem. Med NORRIQ Power BI Accelerator kan I tilmed få en køreklar pakke, der indeholder færdige rapporter og dashboards med de mest almindelige KPIer og nøgletal, fx Budgetopfølgning med Omsætning, DB og EBITDA eller Debitor- og Kreditoroverblik. Inden for salg kan det være være et Dashboard over ordrer og sælgerperformance.
9. Brug de indbyggede automatiseringsmuligheder til at udføre standardopgaver
Med Business Central i Cloud-udgaven, har man adgang til hele Power Platformen. En af de mest spændende muligheder er Power Automate.
Med Power Automate vil man få software-robotteknologi. I dag vil du kunne automatisere en lang række standardopgaver ved at bygge ”flows”. Det arbejde, hvor medarbejdere i dag manuelt sidder og læser data i ét system (eller område), behandler data systematisk samt indtaster de behandlede data i et andet system (eller område), kan erstattes af flows bygget i Power Automate-løsningen. Det giver langt højere effektivitet, få eller ingen fejl og typisk også højere medarbejdertilfredshed. Energien og tiden kan nu bruges på problemløsning i stedet for rutineprægede tasteopgaver.
Power Platform rummer store muligheder for forbedringer, besparelser og smartere løsninger til hele forretningen.
10. Dynamics 365 er en del af jeres Microsoft-strategi
Mange virksomheder vælger allerede i dag at basere deres IT-investeringer på Microsoft-løsninger. Med Dynamics 365 bliver begrebet ”Microsoft-strategi” endnu stærkere, for i bunden af Dynamics 365 ligger den såkaldte Common Data Service-model. Det er visionen at forene alle systemerne og tillade, at data flyder frit. Ovenpå modellen befinder sig et helt økosystem af funktionaliteter, herunder Business Central.
Common Data Model:
”CDM er det delte datasprog, der bruges af forretnings- og analyseapplikationer. Den består af et sæt af standardiserede dataskemaer, der kan udvides, som udgives af Microsoft og vores partnere. Den giver konsistens i data og deres betydning på tværs af applikationer og forretningsprocesser.”
eBook: Få de 10 bud på vejen fra NAV til Business Central
Læs den før dine konkurrenter - og bliv klogere på, hvorfor vi er så vilde med skyen, og hvordan I kommer bedst derop.
Fordelene ved skiftet til Business Central er mange og krystalklare - i denne eBook gennemgår vi de 10 vigtigste.
Hvornår bør I opgradere jeres NAV?
Det hele starter med en simpel beslutning
Business Central er bygget op omkring tre principper: Tilpas hurtigere, arbejd smartere og præstér bedre. Tre principper der tilsammen udgør den perfekte platform til vækst, øget produktivitet og effektivitet og bedre indsigt i jeres data og resultater.
En opgradering fra NAV, AX eller e-conomic til Business Central i skyen vil for de fleste være en rigtig god beslutning. Business Central er nemlig meget mere end et moderne og skalerbart ERP-system - det er en grundlæggende ny måde at tænke digitalisering af forretningsprocesser på.
Vælg den rigtige proces for jeres virksomhed
Et stort spørgsmål er, hvilken vej I skal vælge. Igen afhænger svaret af en række vurderinger – først og fremmest jeres behov. Microsoft har stort fokus på at levere løsninger i Cloud, og der er ingen tvivl om, at det er den vej, det går inden for ERP – lige som I kender det fra andre løsninger i skyen såsom Office 365 og Dynamics 365 Customer Engagement (CRM). Langt hovedparten af mellemstore virksomheder med NAV vil imidlertid skulle vælge en ”mellemvej” først i form af Business Central On-premises, altså serverbaseret. For at finde den rette vej fra NAV til næste niveau kræver det et nærmere kig på, hvor kompleks jeres virksomhed er, og hvor mange tillægsløsninger I har.
Når det er analyseret, er det vigtigt, at processen tilrettelægges på den rigtige måde. Ikke mindst fordi I dermed kan få mest muligt ud af jeres nuværende licensværdi. Det handler også om, hvordan I nemmest får indarbejdet de nye teknologier, som løsningen bygger på, hvor tilretninger af systemet foretages som extensions, altså udvidelser uden for selve systemkoden, leveret af Microsoft – i virkeligheden en kæmpe nyhed, som gør, at I ikke længere skal ud i dyre opgraderingsprojekter.
Men hvad med datamigrering og tilpasninger?
Du kan tænke på overgangen fra NAV til Business Central uden at tænke særligt længe på datamigrering og tilpasning i dit nuværende system. Enten overfører vi alle stamdata fra jeres gamle system til Business Central ved hjælp af prædefinerede Excel-værktøjer, så har I samtidig muligheden for at modernisere jeres kontoplan og rydde op i alle data. Eller også konverterer vi hele løsningen inkl. alle historiske data.
Og hvad sker der med jeres nuværende tilpasninger i NAV? Business Central tilbyder allerede en bredere standard end tidligere udgaver af NAV og dækker derfor mange af de tilpasninger mange kunder har fået lavet. De tilpasninger, der måtte være behov for, er nemme at tilføje ved hjælp af apps fra AppSource og endelig via udviklede udvidelser.
Har I styr på timingen?
Timingen er vigtig, og det er en ekstra overvejelse værd, hvornår det er bedst for jer at skifte. Overvej hvilke perioder, der passer bedst for virksomheden? Mange virksomheder opgraderer i begyndelsen af regnskabsåret for at starte på en frisk, når det kommer til momsangivelser og andre rapporteringer. Overvej også hvornår jeres medarbejdere er tilgængelige. En opgradering er et projekt, hvor samarbejde er afgørende for succes. De bedste digitale løsninger er baseret på input fra mennesker.
Inden I sætter flueben ved opgraderingen, så kast lige et blik på jeres aktuelle forretningsprocesser. Kan endnu flere løftes via standarderne i Business Central? Kan noget gøres smartere? Få nedfældet krav og ønsker og søg rådgivning hos et ERP-hus.
Læs også: Spørg dig selv, hvornår du skal skifte fra NAV til Business Central
Book et møde og få en snak om jeres skift til Business Central
Kunne du tænke dig at få et professionelt indspark og med- og modspil, når I vurderer mulighederne og vejen fra NAV og videre til fremtidens suite af forretningssystemer, samlet i Microsoft Dynamics 365? NORRIQ er en af Danmarks førende leverandører af Microsoft Dynamics og tilbyder at holde et møde med jer og efterfølgende udarbejde en oversigt, som vi kalder Business Central / Cloud oversigt. Den vil indeholde svar på de grundlæggende spørgsmål og vores anbefalinger og kan indgå i jeres beslutningsgrundlag.
Book gratis møde og få en Business Central / Cloud oversigt her:
Andre spændende artikler:
5 faser i succesfuld implementering af ERP-system
Brug Business Central til at administrere dit lager
Få ERP og Business Intelligence til at spille tæt sammen